Como aperfeiçoar a comunicação e o diálogo na sua empresa

contabilidade Jan 05, 2021

Muitos entraves no processo de sua empresa podem estar ocorrendo por uma razão muito simples: uma comunicação interna falha, que prejudica o bom andamento dos negócios. Acompanhe no conteúdo a seguir caminhos para superar esse problema e melhorar o fluxo de informações no dia a dia de trabalho.

A fim de promover uma comunicação interna mais eficaz, algumas medidas
necessitam ser tomadas para assegurar a precisão dos procedimentos que
serão executados.
Elaborar manuais, roteiros e/ou guias com os procedimentos, adaptar os seus
formatos conforme o público (por exemplo, com vídeos, imagens e textos
curtos e, formato de passo-a-passo).
Comunicação interna conforme as tarefas realizadas pelas equipes,
comunicando os objetivos, sejam eles sazonais ou gerais da companhia, de
forma clara e precisa é fundamental.
Pensando nisso, a equipe da Dinie elaborou um conteúdo que pode te auxiliar
a esclarecer pontos de dificuldades da rotina profissional de sua empresa.
Confira.

Comunicação interna: prioridade nos investimentos de uma empresa

Conhecer os objetivos da empresa e saber como ela pretende conquistá-los
são pontos básicos de alinhamento entre os funcionários e os gestores.

Por essa razão, o investimento na comunicação interna tem que estar em
pauta, assim como o investimento em marketing ou em propaganda, tendo em
vista que os funcionários fazem parte também do cartão de visitas de uma
empresa sendo o elo de ligação junto aos clientes finais, sejam eles antigos e
já fidelizados ou mesmo novos e em potencial (comumente chamados de leads
no universo de vendas).
Portanto, planejar a comunicação interna não somente é importante como
necessário, uma vez que é indispensável que os colaboradores compreendam
a missão, visão, valores , e o os objetivos da empresa, sejam eles
trimestrais/semestrais, ou recorrentes
Isso porque, quando os colaboradores estão alinhados quanto aos rumos da
empresa, todo o processo produtivo se torna muito mais assertivo, o que pode
refletir em um melhor resultado tanto para os colaboradores quanto para os
resultados da companhia

Produção depende de compromisso e engajamento

Colaboradores bem informados se tornam mais engajados na execução de
suas atividades, como também mais produtivos e mais comprometidos com os
seus resultados.
Aliado a isso, na situação atual de pandemia e trabalho remoto é normal que
seja necessário comunicar de forma ostensiva nos meios eletrônicos para
assegurar que todos recebam a informação e estejam cientes do conteúdo
transmitido.
Assim, os gestores tratam os colaboradores com transparência e importância,
ajuda no sentimento de compartilhamento dos propósitos da empresa e das
atividades executadas, ou seja, faz com que os colaboradores se sintam
valorizados engajando-os.
Essa comunicação deve se dar em todos os cenários, isto é: seja em
conquistas compartilhadas, insucessos, ou situações de crise, em que algo de
errado ocorre e trás um impacto para a empresa.

Divulgar metas, novos projetos e os resultados das ações tomadas pode ser
um bom início, pois promove a união da equipe, abre espaço para discussões e
evita que haja ruídos no diálogo e/ou o de boatos.
Porém, como colocar tudo isso em prática de forma adequada?

Descubra os caminhos mais eficazes para comunicar

Quais são os canais mais precisos para estabelecer uma comunicação interna
que faça a diferença na movimentação da empresa? Conheça alguns caminhos
possíveis para superar essa barreira:

  1. Utilize diferentes canais de comunicação para ser eficaz, agindo assim
    de forma complementar na transmissão da informação. Por exemplo,
    utilize e-mail, aplicativos de comunicação e mensagens (por exemplo:
    Hangouts, Slack ou Teams) e reuniões recorrentes para abordar os
    assuntos macro do negócio;
  2. Com a intenção de identificar os assuntos mais pertinentes à equipe,
    pesquisas internas podem auxiliar. Desse modo, ao realizar uma
    Pesquisa de Clima, questionamentos como: quais temas você gostaria
    de conhecer melhor? Você se considera bem informado com os
    assuntos da empresa? Baseado nos resultados destas pesquisas é
    possível montar uma pauta que vá de acordo às necessidades dos
    colaboradores em diferentes setores ;
  3. Canais eficazes para a comunicação com os colaboradores são: e-mail
    com conteúdo uniforme, jornal do tipo mural on-line com atualização
    constante, newsletter, TV corporativa, aplicativos de comunicação on-
    line e intranet costumam funcionar muito bem. Cabe salientar que não é
    preciso dispor de todos eles, mas entender quais funcionam melhor para
    o seu negócio. Por exemplo: canais 100% digitais são fundamentais
    para equipes que interagem à distância, enquanto meios físicos como
    "jornal interno" e mural são opções viáveis para empresas que atuam
    majoritariamente em um único escritório/espaço de trabalho. Atente-se
    também à recorrência que as atualizações são divulgadas, buscando
    uma periodicidade que se adeque às demandas da empresa e necessidade de manter os colaboradores atualizados às decisões da
    companhia;
  4. Cada conteúdo escrito deve ser claro e objetivo, ou seja, direto ao ponto.
    É importante evitar que os textos sejam longos, além de estar atento às
    regras gramaticais. Um ponto que pode ajudar é inserir um tom de voz
    amigável, isto é, como se uma conversa estivesse ocorrendo mesmo.
    Conclua oferecendo uma saída ao colaborador/leitor, do tipo: “Resta
    alguma dúvida? Procure o seu gestor/responsável pelo comunicado e
    esclareça.”;
    5. Por mais que haja diversos canais de comunicação, não abra mão do
    velho e bom “olho no olho”. Reuniões com temas específicos auxiliam a
    dar vazão à comunicação interna, para que o planejamento das ações
    seja feito com precisão e atinja melhores resultados.

Mais algumas dicas para aperfeiçoar a comunicação dentro da sua empresa

Em linhas gerais, a comunicação interna pode ser considerada como uma via
de mão dupla, já que os gestores são os porta-vozes e os colaboradores os
interlocutores.
Por essa razão, deixar o caminho livre para que dúvidas sejam esclarecidas é
fundamental, bem como para que possam demonstrar o seu posicionamento
além de expressar as suas ideias.
Isso porque o diálogo pode ser o que está faltando para que objetivos comuns
possam ser alcançados com maior eficiência e sem processos engessados
durante o caminho, o que torna a equipe mais fechada e concentrada.
Outra proposta que costuma ter bons resultados é criar algo como uma Caixa
de Sugestões (anônima ou não) podendo ela ser tanto física quanto virtual,
como um endereço eletrônico de e-mail ou um formulário web.
Trata-se de um modo seguro de compreender o que os colaboradores pensam,
qual a sua visão sobre as melhorias que devem ser colocadas em prática e
como realizá-las.

Esses são alguns caminhos para que a sua empresa passe a contar com uma
comunicação interna mais apropriada aos objetivos do seu negócio

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